Konsep Dasar Sistem

1. Konsep Dasar Sistem
Persyaratan yang ada dalam suatu system adalah harus mempunyai suatu elemen atau subsistem, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi dengan lingkungan dan harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Jadi, pengertian system adalah sekumpulan beberapa elemen atau subsistem yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama dimana interaksi tersebut akan terjadi proses metabolisme dengan mekanisme kontrol perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi secara kontinyu yang secara terbuka dan mempunyai batasan agar mencapai tujuan bersama. Disamping berhubungan dengan antar elemen/subsistem, elemen/subsistem tersebut juga harus berhubungan dengan lingkungannya agar tujuan yang akan dicapai tercapai.

Contohnya saja adalah system organ manusia yang terdiri dari system pernapasan, system pencernaan, system gerak, system reproduksi, system peredaran darah, dll. Sistem organ merupakan bentuk kerja sama antarorgan untuk melakukan fungsi-fungsi yang lebih kompleks sehingga proses yang berlangsung dalam tubuh dapat berjalan dengan baik. Dalam melaksanakan kerja sama ini, setiap organ tidak bekerja sendiri-sendiri, melainkan organ-organ saling bergantung dan saling mempengaruhi satu sama lainnya.

2. Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran/tujuan.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Batas system merupakan daerah yang membatasi antara system dengan system lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank.

Lingkungan dapat memberikan keuntungan dan kerugian bagi system. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energy dari system dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Demikian juga lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak akan menggangu proses metabolisme atau kelangsungan hidup dari system.

Mekanisme pengendalian terdiri dalam bentuk perencanaan, implementasi, monitoring, dan evaluasi yang secara berkelanjutan untuk menghasilkan perubahan sesuai tujuan.

Interaksi antar subsistem atau lingkungan akan memberikan transfer aliran informasi, energy dan material. Informasi tersebut dapat berpengaruh terhadap system lainnya untuk melakukan persiapan perubahan. Sebagai contoh, sebuah toko sangat dipengaruhi oleh keinginan pelanggan, dengan begitu pemilik toko akan merubah produk apa yang akan dijual sesuai dengan keinginan pelanggan, berapa banyak produk yang dihasilkan agar pelanggan terpuaskan, menghitung berapa banyak dan biaya inventory, dll.

Interaksi tersebut akan terjadi proses metabolisme yang terdiri dari input proses output. Input merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam system dan selanjutnya akan diproses. Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan bernilai lebih. Sedangkan keluaran merupakan hasil keluaran dari pemrosesan.

Output yang didapat dari satu subsistem akan dijadikan input bagi subsistemnya. Jika inputnya bagus, prosesnya tidak, maka hasilnya kurang bagus. Jika inputnya bagus, prosesnya bagus maka output akan lebih bagus. Jika inputnya tidak bagus, prosesnya bagus, maka masih bisa diharapkan hasilnya bagus, namun tidak sebagus bila input dan prosesnya bagus. Jadi, ukuran kualitas dan kuantitas output suatu system adalah relative terhadap kualitas dan kuantitas pada prosesn dan inputannya.

Sebagai contoh, pembangkit listrik tenaga gelombang air laut. Elemen dari pembangkit listrik tenaga gelombang air laut adalah bidang miring, bak penampungan air, kincir angin penambah daya, turbin, rongga air dan alat control elektriknya. Bidang miring ini berfungsi memasukkan air laut kedalam bak penampungan air. Bidang miring jika dibuat semakin miring maka kemungkinan air untuk masuk ke bak penampungan semakin besar. Air yang ada di bak penampungan berfungsi sebagai energi cadangan saat air surut dan menunggu ombak selanjutnya datang. Pada bak penampungan air diberi sebuah lubang yang digunakan untuk mengalirkan air yang tertampung ke turbin. Selain itu lubang juga berfungsi menahan air yang mengalir ke turbin supaya turbin tetap berputar saat menunggu ombak yang selanjutnya. Rongga air berfungsi agar ombak yang datang dan memutar turbin tidak tertahan di turbin. Kincir ini dipasang dengan tujuan menambah daya yang dihasilkan oleh turbin supaya energi listrik yang dikeluarkan besar. Listrik yang dihasilkan akan masuk ke sistem kontrol untuk selanjutnya didistribusikan ke jaringan menuju konsumen.

3. Mekanisme pengendalian

Dalam suatu system terdapat istilah thinking world (dunia pikir) dan living world (dunia nyata). Sistem merupakan paduan antara dunia pikir dan dunia nyata. Dunia pikir merupakan seluruh aktivitas yang didalamnya terdiri dari analisis dan perencanaan. Tanpa adanya aktivitas dunia pikir (analisis dan perencanaan) maka system tidak dapat berjalan dengan baik karena tidak memiliki arah yang jelas. Tetapi jika dunia pikir saja, tanpa adanya dunia nyata, ini bukanlah suatu system karena sebagus-bagusnya analisis dan perencanaan tanpa adanya implementasi ke dunia nyata maka hanya angan-angan saja yang tidak menghasilkan output. Misalnya saja, manusia memiliki banyak impian atau cita-cita, tanpa adanya implementasi atau usaha dalam meraih cita-cita tersebut maka cita-cita tersebut tidak dapat diraihnya.

Dunia nyata merupakan proses lanjutan dari dunia pikir (analisis dan perencanaan). Dunia nyata adalah implementasi dari dunia pikir (perencanaan). Ketika proses metabolisme dapat berjalan, diperlukan suatu monitoring. Monitoring adalah kegiatan untuk memonitor atau mengontrol proses metabolisme system. Dalam proses monitoring dapat dilihat respon atau perubahan yang dilakukan oleh system. Jika perubahannya sesuai dengan tujuan yang direncanakan atau tidak ada kesalahan, maka system dikatakan berhasil. Jika perubahan tersebut tidak sesuai dengan tujuan atau mengandung kesalahan, maka dilakukan proses evaluasi. Jadi monitoring tidak hanya mengumpulkan masalah, namun sudah mengarah kepada proses menganalisis masalah dan menemukan solusi pada masing-masing tahapan proses pada system.

Evaluasi merupakan kegiatan yang sangat penting karena jika terdapat kesalahan dalam proses metabolisme, evaluasi harus dianalisis kembali dan memberikan rekomendasi atau feedback sebagai inputan selanjutnya. Agar proses metabolisme dapat berjalan dengan baik dan tujuan yang direncanakan tercapai.

Agar proses dapat berjalan dengan cepat dan efisien serta dapat mengurangi tingkat kesalahan maka dapat dilakukan dengan simulasi. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan kesiapan elemen dalam system dalam menjalankan proses sekaligus dapat meningkatkan kualitas persiapan sebelum proses berjalan.

4. Sistem dan Sampah Sistem

Dalam suatu system pasti menghasilkan suatu produk yang berguna dan tidak berguna. Produk yang tidak berguna dapat dikatakan sebagai sampah atau residu dari system itu sendiri. Bila sampah tersebut tidak dikelola dengan baik maka akan berdampak pada lingkungan, dimana lingkungan dari system tersebut akan rusak. Misalnya saja pabrik tekstil mengeluarkan limbah cair yang memiliki kadar bahan pencemar yang tinggi dan dibuang ke lingkungan yaitu sungai maka sungai akan tercemar dimana sungai tersebut biasanya digunakan oleh masyarakat sebagai air minum, mencuci baju, dan sebagainya.

Sistem dapat dikatakan baik jika system bertanggung jawab dengan residu yang dihasilkannya. Sampah juga dapat bermanfaat bagi system yang lain dengan melalui proses tertentu dan dikelola dengan baik. Sebagai contoh, system pencernaan hewan dan manusia mengeluarkan feses atau sampah. Manusia harus bertanggung jawab atas residu yang dikeluarkannya. Sampah tersebut dikumpulkan, diolah, dikelola kembali agar menjadi pupuk organic atau dibuatnya suatu system biogas yang dapat menghasilkan listrik dan digunakan untuk memasak yang bermanfaat bagi masyarakat.

Konsep pengelolaan sampah dapat dilakukan dengan 3R(Reduce, Reuse, Recycle)

• Reduce (pembatasan): mengupayakan agar limbah yang dihasilkan sesedikit mungkin
• Reuse (guna-ulang): bila limbah akhirnya terbentuk, maka upayakan memanfaatkan limbah tersebut secara langsung
• Recycle (daur-ulang): residu atau limbah yang tersisa atau tidak dapat dimanfaatkan secara langsung, kemudian diproses atau diolah untuk dapat dimanfaatkan, baik sebagai bahan baku maupun sebagai sumber enersi.

5. Prioritas

Sistem memiliki kapasitas tertentu. Jika dipaksakan melakukan fungsinya melebihi kapasitasnya, maka system tidak dapat bekerja dengan optimal. Tetapi kemampuan system dapat berkembang bila komponen-komponen system dan manajemen interaksi antar elemen system dapat dikembangkan pula. Dengan keterbatasan kapasitas system, maka system perlu melakukan upaya prioritas. Pertimbangan yang dipakai dalam menentukan skala prioritas adalah kepentingan visi, misi dan strategi system secara keseluruhan, efektivitas factor pengungkit, keberlanjutan metabolisme system, tanggung jawab system terhadap lingkungannya, dan efek positif jangka pendek, menengah, dan panjang. Faktor pengungkit system adalah suatu elemen dalam system yang memiliki daya ungkit yang paling besar dibanding elemen-elemen lainnya. Jika elemen pengungkit ini digerakkan maka semua atau sebagian elemen lainnya juga bergerak mengikuti irama metabolisme system yang telah ditentukan. Jadi factor pengungkit selalu terkait dengan tujuan dan target serta prioritas yang akan dicapai system.

Pola Pikir Sistem

Pada pembahasan ini kali ini akan membahas mengenai berbagai macam pola pikir seperti pola pikir sektoral, temporal, pragmatis, incidental, tekstual, kontekstual, parsial, integralistik, dan system.

1. Pola pikir sektoral

Pola pikir sektoral adalah pola pikir yang menekankan pada penyelesaian dan analisis masalah secara sektornya masing-masing. Pola pikir ini tanpa memperhatikan keterkaitan antar sector dalam menyelesaikan masalah, tanpa melakukan interaksi, sharing dengan sector-sektor yang lain. Pola pikir ini secara umum akan mengalami kegagalan karena ia tidak memasukkan factor-faktor lain yang terkait dengan sector secara utuh. 

2. Pola pikir temporal

Pola pikir temporal adalah pola pikir yang menganalisis masalah, memberikan rekomendasi, serta implementasi pada waktu itu saja tanpa memikirkan sustainable penyelesaian masalah tersebut.

3. Pola pikir pragmatis

Pola pikir pragmatis biasanya melepaskan diri dari idealisme, bertujuan untuk menyelesaikan masalah dalam jangka waktu yang pendek dengan hasil yang cepat. Pola pikir ini mempunyai nilai positif yaitu cepat mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah serta permasalahan kecil dapat dianulir. Tetapi pola pikir ini juga memiliki nilai negative yaitu tidak dapat menyelesaikan masalah yang kompleks dengan factor penyebab dan akibat yang banyak.

4. Pola pikir incidental

Pola pikir incidental adalah pola pikir penyelesaian masalah yang didasarkan hanya pada suatu kejadian tertentu. Sifat penyelesaiannya bisa secara sektoral, temporal, pragmatis. Pola pikir ini melihat suatu kejadian tidak terkait dengan kejadian lain.

5. Pola pikir tekstual

Pola pikir tekstual ini menyelesaikan masalah dengan mengumpulkan berkas-berkas formal yang tertulis seperti undang-undang, peraturan-peraturan. Pola pikir ini tidak berani keluar dari teks-teks yang ada, tidak mau berpikir keras dengan logika, tidak dapat mengambil kebijakan yang tidak sejalan dengan peraturan yang ada sehingga pola pikir ini sangat susah untuk mengembangkan inovasi-inovasi yang baru. 

6. Pola pikir kontekstual

Pola pikir kontekstual ini selalu melihat latar belakang permasalahan yang ada, melihat sebab-sebab peristiwa, melihat keterkaitan permasalahan tersebut dengan permasalahan yang lain dengan idealisme dan tujuan yang dicapai.

7. Pola pikir parsial

Pola pikir parsial adalah pola pikir yang menyederhanakan masalah menjadi masalah-masalah yang leboh kecil. Pola pikir ini tidak mampu untuk mengelaborasi menjadi satu keputusan yang utuh yaitu suatu jalan keluar yang komprehensif yang mengkaitkan antara bagian-bagian tersebut. Dengan begitu akan menyebabkan suatu system menjadi tidak efisien.

8. Pola pikir integralistik

Pola pikir integralistik ini mengkaitkan permasalahan yang ada dengan permasalahan yang lain atau satu elemen dengan elemen yang lain. Dalam mengambil keputusan atau solusi kadang-kadang sangat sulit karena begitu banyak factor-faktor yang dianalisis sehingga dalam pengambilan keputusan diperlukan skala prioritas untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Terdiri dari tiga tingkatan berpikir agar dapat berpikir secara sistemik. Yang pertama, berpikir dan mengambil tindakan berdasarkan kejadian yang dialami. Kedua, mengumpulkan kejadian-kejadian yang pernah dialami. Dan yang ketiga, mengidentifikasi dan menganalisis kejadian-kejadian tersebut dengan mengkaitkan dari berbagai elemen.